Datenschutzerklärung

Diese Hinweise gelten für den Sicherungskasten unter doku.bildung-ekhn.de. Der Sicherungskasten ist ein internes Werkzeug des Zentrums Bildung und Gesellschaft der EKHN, mit dem Kleingruppen bei Veranstaltungen ihre Ergebnisse festhalten – getippt, diktiert oder fotografiert. Wir verarbeiten personenbezogene Daten vertraulich und nach dem Kirchengesetz über den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD). Mit diesen Hinweisen erfüllen wir unsere Informationspflicht nach § 17 DSG-EKD.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne von § 4 Nr. 9 DSG-EKD ist:

Das Zentrum ist eine Einrichtung der Evangelischen Kirche in Hessen und Nassau (EKHN), einer Körperschaft des öffentlichen Rechts mit Sitz in Darmstadt.

2. Örtlich Beauftragter für den Datenschutz

3. Welche Daten wir wo und wie lange speichern

3.1 Beiträge der Gruppen: Texte, diktierte Texte und Fotos

Was eine Gruppe speichert, liegt in einer Datenbank und einem Ordner für Fotos auf unserem Server in Deutschland. Dazu gehören der Text oder das Foto, die Art des Beitrags und der Zeitpunkt, zu dem er angelegt oder geändert wurde. Wir speichern nicht, wer einen Beitrag geschrieben hat.

Fotos werden schon in Ihrem Browser verkleinert und neu gespeichert, auf dem Server ein zweites Mal. Dabei gehen eingebettete Zusatzdaten wie Aufnahmeort, Gerät oder Aufnahmezeit verloren.

Speicherdauer: Alle Gruppen, Aufgaben, Beiträge und Fotos einer Veranstaltung werden 30 Tage nach dem Veranstaltungsdatum automatisch gelöscht. Das Veranstaltungsdatum trägt die Leitung ein. Die Leitung kann eine Veranstaltung, eine Gruppe oder einzelne Beiträge auch früher löschen.

Bitte beachten: Schreiben Sie möglichst keine Namen oder persönlichen Angaben über andere in die Beiträge, und keine besonders schutzwürdigen Daten (zum Beispiel zu Gesundheit oder Religionszugehörigkeit einzelner Personen). Fotografieren Sie Personen nur, wenn diese einverstanden sind.

3.2 Spracheingabe (Diktat)

Wenn Sie diktieren, fragt Ihr Browser nach der Erlaubnis für das Mikrofon. Die Spracherkennung übernimmt ein Sprachmodell (Whisper), das Ihr Browser von unserem Server lädt und dann auf Ihrem Gerät ausführt. Ihre Sprachaufnahme verlässt Ihr Gerät nicht: Sie wird weder an unseren Server noch an andere Stellen übertragen und nicht gespeichert. Nach der Erkennung wird sie verworfen.

Auf den Server gelangt nur der erkannte Text – und erst, wenn Sie ihn speichern. Für diesen Text gilt dann 3.1.

Damit das Sprachmodell nicht bei jedem Besuch neu geladen werden muss, legt Ihr Browser es in seinem Zwischenspeicher ab. Das Modell enthält keine Daten über Sie. Sie können es jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers (Websitedaten löschen) entfernen.

3.3 Gruppenlinks und Gruppencodes

Jede Gruppe erreicht ihre Seite über einen Link, einen QR-Code oder einen achtstelligen Gruppencode. Wer den Link oder Code kennt, kann die Beiträge dieser Gruppe sehen und bearbeiten. Bitte geben Sie ihn deshalb nur innerhalb Ihrer Gruppe weiter. Die Leitung kann einen Link jederzeit ungültig machen und einen neuen erzeugen.

3.4 Konten der Leitungen

Für Leitungen speichern wir Benutzername, Namen, das Passwort ausschließlich als nicht umkehrbaren Prüfwert (Hash), die Rolle, den Zeitpunkt der letzten Anmeldung und die Zuordnung zu Veranstaltungen. Diese Daten bleiben gespeichert, bis das Konto gelöscht wird. Die Löschung können Sie bei der Hauptverwaltung des Sicherungskastens oder bei der verantwortlichen Stelle verlangen.

3.5 Schutz vor Missbrauch

Wird ein falscher Gruppencode oder ein falsches Passwort eingegeben, speichern wir die IP-Adresse und den Zeitpunkt. So bremsen wir das massenhafte Ausprobieren von Codes und Passwörtern. Nach 15 Minuten zählen diese Einträge nicht mehr und werden bei der nächsten stündlichen Bereinigung gelöscht.

3.6 Server-Protokolle des Hosters

Beim Aufruf jeder Seite überträgt Ihr Browser technisch bedingt Daten an den Server, zum Beispiel IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Browser und Betriebssystem. Der Hoster (siehe 4.) kann diese Daten in Protokolldateien festhalten, um den sicheren Betrieb zu gewährleisten und Angriffe abzuwehren. Sie werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt und nur so lange aufbewahrt, wie es für diesen Zweck erforderlich ist; danach werden sie automatisch gelöscht.

3.7 Cookies und Speicher im Browser

• Teilnehmende erhalten kein Cookie. Auf der Gruppenseite legt der Browser lediglich eine zufällige Kennung im Sitzungsspeicher ab. Sie verhindert, dass zwei Geräte denselben Beitrag gleichzeitig bearbeiten, und verschwindet, wenn Sie den Tab schließen.
• Leitungen erhalten nach der Anmeldung ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie (doku_admin). Es wird beim Abmelden oder beim Schließen des Browsers ungültig.
• Darüber hinaus setzen wir keine Cookies. Wir verwenden keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge und laden keine Schriften, Skripte oder Bilder von fremden Servern.

3.8 Exporte durch die Leitung

Leitungen können die Ergebnisse einer Veranstaltung kopieren oder herunterladen, zum Beispiel für ein Protokoll. Diese Kopien liegen danach außerhalb des Sicherungskastens; für sie ist die jeweilige Leitung verantwortlich, und die automatische Löschung gilt für sie nicht.

4. Hosting und Empfänger

Der Sicherungskasten wird bei der ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich (Friedersdorf, Deutschland) betrieben. Der Server steht in Deutschland. Mit dem Hoster besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach § 30 DSG-EKD. Darüber hinaus geben wir keine Daten an andere weiter.

5. Keine Übermittlung in Drittländer

Wir übermitteln keine personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums. Der Sicherungskasten nutzt keine Cloud-Dienste, keine Spracherkennung im Internet und keine Inhalte von Anbietern wie Google. Technisch ist die App so eingestellt, dass der Browser Inhalte nur von diesem Server laden darf.

6. Rechtsgrundlagen

• Beiträge der Gruppen und Konten der Leitungen: § 6 Nr. 3 DSG-EKD (Erfüllung der Bildungsaufgaben der verantwortlichen Stelle).
• Schutz vor Missbrauch und Server-Protokolle: § 6 Nr. 4 DSG-EKD (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb).
• Nutzung des Mikrofons: Sie entscheiden selbst, ob Sie es im Browser freigeben. Die Freigabe können Sie jederzeit in den Browsereinstellungen zurücknehmen.

7. Verschlüsselung

Alle Verbindungen zum Sicherungskasten sind per TLS verschlüsselt. Sie erkennen das an „https://“ in der Adresszeile und am Schloss-Symbol Ihres Browsers.

8. Ihre Rechte

Sie haben nach dem DSG-EKD das Recht auf

• Auskunft über die gespeicherten Daten (§ 19),
• Berichtigung (§ 20),
• Löschung (§ 21),
• Einschränkung der Verarbeitung (§ 22),
• Datenübertragbarkeit (§ 24),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (§ 25),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (§ 11 Abs. 3).

Weil wir nicht speichern, wer einen Beitrag geschrieben hat, können wir Beiträge in der Regel keiner Person zuordnen. Wenden Sie sich in diesem Fall am einfachsten an die Leitung Ihrer Veranstaltung; sie kann Beiträge sofort ändern oder löschen. Für alle anderen Anliegen erreichen Sie uns über die unter 1. und 2. genannten Kontakte.

9. Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren (§ 46 DSG-EKD). Zuständig ist:

10. Änderungen

Wir passen diese Hinweise an, wenn sich die Rechtslage oder die Funktionsweise des Sicherungskastens ändert.

Stand: 1. November 2026